Vytvoření dobře navržené faktury: Krok za krokem
Nudné papírování je jedním z nezbytných zlých bytí nezávislým návrhářem.
Jednoduše to neexistuje, pokud chcete sledovat a spravovat platby od klientů, budete muset nastavit fakturační systém. Není to však všechno špatná zpráva; zábavná část je, že skutečně navrhnete vlastní fakturu.
Dnes projdeme návrh faktury od nuly. Budu co nejdůkladnější a zahrnuji vše, co potřebujete vědět, od absolutních základů až po pokročilé funkce a dokonce i malou teorii designu.
Základy
Začněme s holou strukturou. Nejprve by se vaše faktura měla hodit na standardní list papíru (8, 5 ″ x 11 ″ nebo naopak), aby jej klient mohl bez problémů vytisknout. Kurzy jsou, že si to budou udržovat digitální, ale pro větší pohodlí je nejlepší držet se standardního formátu dopisu.
Dále by mělo obsahovat vaše jméno (nebo název společnosti) a základní kontaktní informace. Budete chtít být důkladní a uvést svou fyzickou adresu, e-mailovou adresu, telefonní číslo a cokoli jiného relevantního. Pokud nemáte dobrý důvod skrýt některou z těchto informací před klientem, mělo by to být vše pro účely účetnictví a záznamu (pro jejich užitek, nikoli pro vaši).
Budete také chtít uvést datum faktury a číslo faktury. Není nutné vytvářet číslo faktury, ale je užitečné jak pro vlastní, tak pro souborový systém vašeho klienta. To, jak postupujete při vytváření systému číslování faktur, je zcela na vás. Může to být jednoduše datum rozepsané na čísla nebo základní průběžný soupis (001, 002, 003… 110, 111, 112) počtu faktur, které jste odeslali v daném roce.
Vyjádřete svou značku a styl
Jelikož jste ve skutečnosti designérem, měli byste si fakturu navrhnout tak, aby vyhovovala vaší osobní nebo firemní značce. Primárním cílem je zajistit, aby byl funkční, ale důležitým sekundárním cílem je učinit jej atraktivním.
Způsob použití konkrétní značky je na vás. Doporučuji inspirovat se něčím, co jste již vytvořili, jako je web, hlavičkový papír nebo vizitka. Použil jsem web Design Shack jako výchozí bod pro inspiraci barev a výběr písma a přišel s následující hlavičkou:
Je to jednoduché, ale zvládne to práci a rozhodně vyjadřuje klasický vzhled našeho webu ve starém stylu. Chcete-li přidat trochu více vkusu, hodil jsem spletitý vektor do pravého dolního rohu. Je to funkčně zbytečné, ale dodá konečnému produktu trochu zábavy, aniž by se příliš rozptylovalo od hlavního obsahu. Všimněte si, že jsem průhlednost snížil o slušnou částku, takže to tolik nevyčnívá.
Čitelná mřížka
Dále potřebujete oblast, kde je uvedeno, za co fakturujete klientovi. I když fakturujete jeden projekt, rozdělte si čas do sekcí, aby váš klient mohl jasně vidět, za co dostáváte zaplaceno. Někdy vám jediné číslo položky s celkovým počtem přinese pobouřený hovor od klienta, který chce vědět, proč vám tolik platí. Součet je mnohem pravděpodobnější, že bude přijat, pokud dáte jasně najevo, kolik práce jste udělali.
Cílem je jasné, čitelné informace. Ke zvýšení čitelnosti doporučujeme použít pruhování zebry nebo viditelnou mřížku. Další inspiraci pro čitelné mřížky najdete v našem příspěvku k vytváření skvělých stolů.
Vytvořte prostor pro podrobné popisy
Často se stává, že výše uvedené řešení mřížky je krok správným směrem, ale nestačí. Někteří návrháři nebo klienti dávají přednost podrobnému popisu každé řádkové položky. V těchto případech jednoduše postavte do řady mezi každou položku s určitou výškou. V níže uvedeném příkladu jsem se rozhodl zachovat metodu stripování zebry a odsadit kopii popisu, abych zachoval kontrast mezi nimi.
Všimněte si, že jsem také přidal velký, odvážný součet. Toto číslo bude pravděpodobně nejdůležitější informací jak pro odesílatele, tak pro příjemce faktury. Proto je zbytečné skrývat to. Nechte ho vyniknout, aby ho čtenář mohl na první pohled zachytit.
Termín platby
Tento je důležitý. Někteří mohou vidět lhůtu splatnosti na faktuře za návrh jako nepravděpodobnou nebo hrubou, ale považuji to za nezbytné, pokud fakturujete klientovi, s nímž jste v minulosti příliš mnoho práce nedělali. Jste profesionál a neměli byste nechat nikoho, aby se k vám choval jinak. Pokud jste práci provedli uspokojivě, zasloužíte si respektování určitého data výplaty. Ve většině případů je designérovi předložen konečný termín pro umělecké dílo, a proto je zcela rozumné poskytnout klientovi lhůtu pro platbu. Jen se ujistěte, že to pro ně nepřekvapí. Měli byste nastavit standardní pokyny, například „všechny platby splatné do jednoho týdne od data přijetí faktury“ a tyto informace předejte klientovi před zahájením jakékoli práce.
Opět jsem odešel s jednoduchým designovým prvkem, ale udělal jsem to dost odvážné, abych vynikl. Nechcete, aby to splynulo příliš mnoho, čímž někomu dáte dobrou omluvu, že to neviděli.
Vyjasněte platební podmínky
Spolu s datem splatnosti platby byste měli uvést jakékoli konkrétní požadavky týkající se platby. To zahrnuje jakýkoli obecný text, který posílí datum splatnosti, vámi preferovaný a akceptovaný způsob platby, vaši politiku týkající se odražených šeků atd.
To, co sem uvedete, je zcela na vás. Chcete být struční, ale dostatečně důkladní, abyste se ujistili, že jste krytí v případě sporu nebo nežádoucí situace. Při jednání s více a více klienty budete chtít revidovat tuto sekci, aby vyhovovala scénářům, s nimiž se často setkáváte.
Také jsem zahrnul přátelskou, neformální odhlášení. To je skvělé místo pro poznámky týkající se konkrétních úkolů atd. Faktury mohou být trochu chladné a neformální, nebojte se vykouzlit malou osobní přívětivost.
Dokončený design
To je všechno. Nepochybně budete muset zahrnout několik vlastních oblastí informací, ale to bude jen o pokrytí vaší typické faktury za design. Podívejte se na hotový produkt níže.
Malá teorie designu
Strukturu návrhu faktury jsem strukturoval velmi uváženě, abych ovlivnil čtenáře. Chceme, aby si klient všiml tři základní informace: Kdo je, odkud je splatný a za kolik je. Všechno ostatní je jistě stále důležité, ale nakonec sekundární k těmto klíčovým informacím. Podívejte se níže a uvidíte konzistenci designu, kterou jsem použil k dosažení vizuální hierarchie.
U důležitých položek jsem použil konzistentní barvu, která kontrastuje pěkně s pozadím a tyto prvky jsem zvětšil / tučně zvýraznil, aby vyčnívaly ze všeho ostatního na stránce. Tímto způsobem čtenář vezme tyto tři kousky informací, i když stránku jen krátce obejdou. Zkuste se podívat na hotový design výše, aniž byste něco záměrně přečetli. Všimněte si, že i když se vaše oči oplývají kolem stránky, jsou instinktivně přitahovány k prvkům s největším kontrastem.
Přístupnost
Jedna poslední poznámka o designu. Všimněte si, že je optimalizován pro tisk nad rámec výše uvedeného požadavku na velikost. Pokud tuto fakturu vytisknete na jednoduché černobílé laserové tiskárně, měla by vypadat dobře. Všechny informace si zachovají svou čitelnost a vizuální hierarchie nebude ohrožena. Také, protože neexistují tmavé výplně větší než logo záhlaví, mělo by se používat minimální množství toneru.
Další důležitou věcí, kterou je třeba zvážit, je velikost a formát souboru. Budete jej chtít uložit ve formátu, který je široce přijímán, například ve formátu .pdf nebo .doc, a sledujte, abyste jej udrželi maximálně pod několika stovkami KB (čím menší, tím lepší). Tím je zajištěno, že soubor nebude blokován žádnými složitými e-mailovými servery a může být snadno přijat někým, kdo má méně než hvězdné připojení k internetu.
Může se to zdát jako nepodstatné podrobnosti, ale malé věci hrají velkou roli při vnímání dokumentu ostatními. Dobrá faktura je faktura, která vás nezmění na technickou podporu pro každého, kdo se ji snaží získat.
Více nápadů na funkce
Chcete-li doplnit naši diskusi o užitečných funkcích, můžete zde uvést několik dalších:
- Automatické součty: Sestavte svou fakturu v Excelu nebo číslech a vzorcích nastavení, abyste pro vás udělali veškerou nepříjemnou matematiku!
- Interaktivní PDF: S PDF můžete udělat hodně, aby byl interaktivnější, ale nejlepší je, aby byl omezen na funkce, které může většina čtenářů používat, jako je převod jakéhokoli e-mailu nebo webu adresovaného na živé odkazy (klikatelné)
- Integrace PayPal: Připojte se online a použijte tlačítko PayPal, které klientům usnadní připojení ke službě a poslání peněz.
Fakturační aplikace
Nechcete se obtěžovat s vytvářením vlastních faktur? Podívejte se na tyto články o webových aplikacích, které vám pomohou dokončit práci.
- Šest revizí: 20 fakturačních nástrojů pro webové designéry
- 1. Web Designer: 5 skvělých bezplatných nástrojů pro vaše potřeby fakturace
- Tripwire Magazine: 30+ základních nezávislých nástrojů pro sledování výdajů, fakturaci a fakturaci
Ukaž mi tvůj
Stručně řečeno, dobře navržená faktura by se měla zaměřit na tři klíčové aspekty: od koho je, kdy je splatná, a za kolik je. Nezapomeňte také podrobně rozložit práci a podrobně popsat, aby nedošlo k záměně. Nakonec mu dejte trochu své vlastní osobnosti, aniž byste se příliš rozptylovali od primárního obsahu.
Nyní, když jste viděli můj pokus o slušnou fakturu, dejte nám vědět, co byste udělali, aby bylo ještě lepší. Ještě lepší je zahrnout odkaz na vlastní fakturu a sdělit nám její hlavní funkce.
Staňte se naším přítelem!
Líbí se vám článek? Nezapomeňte s námi držet krok na Twitteru a Facebooku.
